1  目的

1.1 规范档案的收集、整理、分类、归档及利用。

1.2 对档案信息分级保密，避免损失。

2 适用范围

2.1 适用于行政档案、业务档案。

2.2 不适用于会计档案（见《财务管理标准》）。

3 职责：

3.1 行政管理部负责公司级档案接收、分类、归档、利用。

3.2 各部门负责档案的归集、整理、移交（公司级）或自存（部门级）。

4 档案归集、整理

4.1 各部门各岗位履行职责过程中产生的属于归档范围的档案材料，应予以存留。

4.2 各部门应指定档案归集人，负责归集各岗位产生的档案材料，并按移交质量标准整理。

4.3 归档内容、时限及档案保存年限见附表《归档内容、时限及档案保存年限表》。

5 归档范围：反映公司各项工作活动，具有查考利用价值的文件、资料，均属归档范围。

5.1 治理类

5.1.1 资质、证照

5.1.2 反映公司战略发展、生产经营、企业管理等，具有查考利用价值的文件资料。

5.2 公文类

5.2.1 上级下发的需要贯彻执行的各类通知、批复、决定等。

5.2.2 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

5.2.3 下发的红头文件、通知文件、通报文件、会议纪要等

5.3 宣传类

5.3.1 本公司的大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。

5.4 考核类

5.4.1 各部门签订的工作目标计划书、考勤、绩效考核报告等。

5.5 工程设备类

5.5.1 本公司招标文件、工程图纸、工程档案、验收资料等。

5.5.2 购进设备的资料、合格证、说明书等。

5.6 水务类

5.6.1 各部门的运行记录、监测记录、操作流程、设备维修记录等。

5.6.2 水质监测报告书、制水量报表等。

5.7 经济合同类

5.7.1 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料等。

6 档案移交质量标准

6.1 完结：全部结束或阶段性结束后归档最终稿。进行中可能有变化的材料不可归档。

6.2 原件：原件方可归档，草稿、草图禁止归档，复印件应签章注明原件存放处。

6.3 真实：真实、准确

6.4 完整：系统、齐全，不缺签字、盖章；音像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。

6.5 清晰：字迹清楚，图像清晰。图纸一般采用蓝晒图，且须为新蓝图。

7 档案移交

7.1 档案产生部门归集人填列《档案移交清单》，并经部门负责人审核。

7.2 每月10日前，将档案材料附《档案移交清单》交行政管理部查验、签收。移交的档案未达质量标准的，退回整改后复交。

7.3 档案产生部门移交档案资料应一式两份，原件移交公司档案室，复印件部门留存备查。

8 档案分类、归档、保管

8.1 行政管理部对接收的档案材料进行二次整理、分类、核定保密级别、归档。

8.2 非档案室人员，未经批准，不得出入档案室；经批准后进入档案室的，应服从档案室的管理。

8.3 珍贵档案、秘密、机密档案，应存于专用档案柜，从严审批借阅。

9 档案利用

9.1 各部门因实际工作需要，填写《档案利用登记表》，经董事长批准，可以申请查阅、借阅档案。特殊情况需要外用的，由档案管理员持出，不得假手他人。

9.2 利用档案时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

9.3 公司档案未经允许外单位人员不得查阅。

9.4 档案经检查完好后归还。

10 档案销毁

10.1 档案保存到期后，根据《档案法》相关规定，结合公司现状进行销毁。